Information för dig som planerar en gruppresa
Viktig info för dig som gruppledare/beställare:
Bokning av ytor och andra landarrangemang. Bokas i samband med att resan blir bokad.
Betalning av anmälningsavgiften (via faktura vid namnlista, och 5 dagar efter bokning av varje enskild resenär om ni valt bokningslänk).
Namnlista skickas till oss (inte om ni valt bokningslänk).
Slutbetalning görs (via faktura vid namnlista, och 5 dagar efter bokning av varje enskild resenär om ni valt bokningslänk).
Resehandlingar skickas till dig som gruppledare eller direkt till kunderna vid bokningslänk.
Sammanställning och info om gruppen skickas till destinationen 2 veckor innan avresa.
När ni väl är på destinationen så har vi fantastiska medarbetare som tar hand om er. Vid problem kan ni alltid vända er till hotellet eller Apollos personal. Om ni är osäkra på vart ni ska vända er så kontakta oss så hjälper vi er vidare.
Vi kommer skicka ut ett frågeformulär till dig några dagar efter att ni kommit hem. Vi blir mycket glada om du vill ta dig tiden att svara på frågorna. Vi tar tacksamt emot er feedback!
När du kontaktar oss vill vi att du uppger ditt Grupp ID du fått av oss i din bokningsbekräftelse för gruppen.
Vi arbetar helgfria vardagar, kl 9-17. Vi har telefontid kl 9-12.
grupp@apollo.se eller 08-519 307 07. Du hittar även många svar om resmålen och hotellen på apollo.se.
Införsäljningen startar det datum som du och din kontakt på Apollo har kommit överrens om när ni bokat resan. Ni får även ett datum för sista bokningsdagen.
När införsäljningsperioden är slut så debiteras anmälningsavgiften för dig som betalar via faktura. Från denna dag gäller våra vanliga av- och ombokningsvillkor. För de som har bokningslänk där vi tar in betalningarna så har ni rätt att avboka utan kostnad under införsäljningsperioden.
Som gruppbeställare/ledare kan ni lägga till ett arvode ovanpå de priser vi gett er för resan. Arvodet utbetalas per person som var med på resan och hade betalat arvodet. Du fakturerar oss för arvodessumman efter avresa. Behöver du hjälp med sammanställning kan du kontakta oss så hjälper vi dig. Arvodet faktureras exklusive moms. Vid frågor kring moms hänvisar vi till Skatteverket.
Fakturainformation: Organisationsnummer: 556306-1653
Namn på referens/handläggare hos Apollo Fakturadatum Förfallodatum (min. 21 dgr) Er referens Momsbelopp Valuta
Ert företagsnamn, organisationsnummer och bankgiro
Faktura skickas per mail i PDF-format till din kontaktperson.
Fakturaadress: Apollo Part of DERTOUR Group Box 45439 SE-104 31 Stockholm
Namnlista Senast 45 dagar innan avresan behöver vi ha en namnlista på de resenärer som gruppen består av. Vi vill att ni fyller i
och skickar tillbaka till oss. Vi fakturerar dig för hela gruppen och du tar in betalningen av resenärerna/kunderna. Betalningen delas upp i anmälningsfaktura efter att införsäljningsperioden är slut. Slutfakturan skickas ca 40 dagar innan avresa och efter hemkomst faktureras ni för eventuella tilläggskostnader som ni haft på destinationen.
Bokningslänk Vi kan mot en kostnad skapa en bokningslänk för din grupp. Detta innebär att vi skapar en länk som du sedan kan dela för att dina kunder ska anmäla sig på resan. Apollo samlar då in anmälningarna och bokar in kunderna på resan. Vi tar sedan hand om betalningarna från kund. Om du har ett arvode som tas ut för resan så fakturerar du oss den totala summan efter avresa. Vi sätter ett datum när anmälan stängs och då inaktiverar vi länken för fler bokningar. Samma sak gäller om resan skulle bli fullbokad. Bokningslänken innehåller endast information om resan som vi tillhandahåller (flyg, boende, transporter, måltider på plats) och inget om innehåller du bidrar med på resan. Vi inhämtar den information som är nödvändig för att vi ska kunna boka in resenärerna.
Varje grupp får priser som baseras på gruppen, avresedatum, storlek, destination.
Rabattkoder kan ej användas på gruppresor. Varken av beställare eller av den enskilda resenären.
Komplett ifyllt schema mejlas till oss i samband med att resan bokas, se exempelschema här. Viktigt är att vi behöver veta vad det är för typ av pass och vilken typ av utrustning som ni behöver. Inte antal av allt, men så vi kan meddela hotellet i förväg och koordinera mellan andra grupper som kan vara på hotellet samtidigt.
Vi återkopplar med bekräftelse samt eventuella kostnader för avgiftsbelagda ytor/utrustning.
Justering av tider samt ytbokning kan eventuellt behöva göras.
Du som beställare mottar en bokningsbekräftelse för hela gruppen så snart vi bokat in gruppen. Alla våra dokument så som bekräftelse och biljetter går digitalt per mail.
Via bokningslänk: Kund mottar bekräftelse från Apollo så snart vi bokat in de på resan. Kunden har 5 dagar på sig att betala anmälningsavgiften till oss. Annars avbokas deras plats. Resehandlingar skickas ut ca 2 veckor innan avresa förutsatt att resan är slutbetald 40 dagar innan avresa.
Via namnlista: Kunden mottar ingen bokningsbekräftelse separat ifrån oss. Du själv som beställare av resan sköter detta med dina kunder. Resehandlingar skickas ut till dig som beställare för vidare distribuering till kunden. Vi sköter all betalning via faktura. Anmälningsfaktura betalas efter att införsäljningsperioden är slut, och slutfaktura betalas 40 dagar innan avresa. Om betalning av fakturorna uteblir har Apollo rätt att avboka hela resan utan återbetalning.